Verhuizen naar Dubai, de internationale papierwinkel

Als je denkt dat je alles hebt gezien. Think again! Wie had kunnen vermoeden hoeveel verschillende papieren, instanties, vertalingen, pasfoto’s en handtekeningen nodig zijn om je verhuizing naar Dubai te regelen. De titel zegt het eigenlijk al, verhuizen naar Dubai, de internationale papierwinkel. Hier had ook kunnen staan, verhuizen naar Dubai, welkom in de hel qua papierwerk. Aan deze blog ben ik al maanden geleden begonnen, aangezien ik het overzicht zo compleet mogelijk wilde hebben kan hij nu pas online. Iedere keer als ik dacht nu kan het, kwam er een andere aanvraag of tegenslag qua papierwerk. Dat dus, zegt denk ik genoeg.

Diploma

Laten we ruim zes maanden terug gaan in de tijd. Na Mels zijn ‘ja’ op het aanbod van Majid Al Futtaim en zodra zijn handtekening onder het contract stond begon de visum aanvraag. Vanuit Dubai kregen wij te horen welke papieren zij op dat moment nodig hadden. Achteraf bleek dat nog niet de helft van alles te zijn, maar wisten wij veel. Ondertussen weten we beter en is Mels ook aangesloten bij een projectgroep om dit proces bij hen intern te verbeteren. Lijkt ons een goed plan, want het kan makkelijker.

We kregen de vraag van zijn werkgever om zijn diploma aan te leveren. Dan denk je nog, prima hier heb je een kopie en klaar. No way! Na wat contact met Dubai, google en rondvragen bij mensen die al in Dubai wonen kwamen wij erachter wat je allemaal moet doen. Komt ie hoor het overzichtje. Let op, dit is alleen voor je diploma.

  • Legaliseren DUO
  • Vertalen diploma naar het Engels
  • Rechtbank
  • Consulair Den Haag
  • Ambassade in Nederland van de Verenigde Arabische Emiraten

We begonnen dus bij het legaliseren bij de DUO. Dit kan in Arnhem of Groningen. Aangezien een ritje naar Arnhem zo gedaan is kwam dit goed uit. Mels hoefde zelf ook niet mee en dat scheelde een hoop. Daarbij heb ik mijn diploma ook maar gelijk gedaan. Als ik wil gaan werken in Dubai kan het en hoef ik niet alle stempels in Nederland nog te regelen. Twee uurtjes later was ik weer thuis met stempels en al. Klaar zo dachten wij. Helaas…. Ook deze keer ging deze vlieger niet op. Op dat moment konden wij nog niet vermoeden dat wij dit bij ieder papier wel zouden gaan denken op enig moment.

Het legaliseren alleen is niet voldoende en zo kwamen wij erachter dat er nog vier extra stappen ondernomen moesten worden. Aangezien je op de ambassade niet als persoon, maar alleen als bedrijf een afspraak kan maken hebben we hiervoor een gespecialiseerd bedrijf in de arm genomen, Liass International. Zij hebben ook de vertaling, rechtbank, consulair Den Haag en ambassade voor ons geregeld. Dit scheelde heel veel tijd en achter Mels zijn papieren zat nogal wat druk. Het kost een paar honderd euro, maar dan heb je binnen een week wel alles geregeld – voor onder andere – je diploma.

Stempel rechtbank Nederland
Je krijgt er wel mooie stempels voor terug op je documenten.

Toen wij eenmaal de papieren retour ontvingen vanuit Liass International met alle benodigde stempels konden we op missie twee. Het diploma moest naar Dubai en het liefste zo snel mogelijk. PostNL schijnt veel post kwijt te raken richting de UAE. Tip om via DHL te verzenden kregen we van mensen die reeds in Dubai wonen. Terwijl ik in een MT meeting zat op kantoor in Harderwijk kwam de koerier langs om het diploma op te halen. Gelukkig ging dit allemaal goed en drie dagen later was zijn diploma daadwerkelijk aangekomen in Dubai. Diploma vraagstuk check!

Uittreksels Gemeente

Ondertussen hadden wij ook gehoord dat we bij de gemeente uittreksels moesten opvragen. Onder andere van ons huwelijk en de geboorteaktes van de kinderen. Misschien heel blond van mij hoor, maar ik dacht ik bel de gemeente waar we wonen en vraag alles daar aan. Helaas, jammer en meer van dat soort zaken. Zo werkt het helaas niet.

Het papier van ons huwelijk moest bij de Gemeente Wijchen opgevraagd worden, aangezien we daar zijn getrouwd. Dit ging gelukkig heel snel en na online alles ingevuld te hebben en direct betaald te hebben kwam dit de volgende dag al binnen per post. Nog wel even een gebeld na de online aanvraag, aangezien het in het Engels moest zijn. Online kun je niet aangeven dat je een internationaal document moet hebben. Maar na het telefoontje was het voor hen duidelijk. Prima geregeld dus.

Toen de Gemeente Nijmegen. Daar zijn allebei de kinderen geboren. Hier kon ik het ook online aanvragen. De status kon ik online bijhouden. Het papier van Kyan ging als een speer en hadden wij binnen drie werkdagen thuis. Ik heb ze binnen twee minuten na elkaar aangevraagd, maar Nomi’s status bleef maar hetzelfde aangeven. Aangezien er nogal wat haast achter zat ben ik maar eens gaan bellen. Wat denk je, niemand die het snapte en het was heel druk dus Nomi’s geboorteakte zou op zijn vroegst een week later binnen zijn. Oké dan. Je zou denken print hem uit, stempel erop en klaar. Helaas, de postservice doet er dan langer over. Mijn vraag waarom die van Kyan dan wel snel opgestuurd werd viel niet in goede aarde. Na lang onderhandelen tot de compromis gekomen dat ik Nomi’s akte zou komen ophalen drie werkdagen later.

Alle aktes van de diverse gemeenten hebben wij via Liass International naar de Ambassade van de Verenigde Arabische Emiraten laten gaan in Den Haag. Wij hebben dit dus samen met de diploma’s allemaal tegelijk bij hen afgegeven in Den Haag, zodat zij alles tegelijk konden meenemen. Ook deze papieren kregen wij dus na ongeveer een week van hen terug met alle benodigde stempels. Hier zat iets minder druk achter, aangezien deze pas later in het proces benodigd zijn, maar scheelde een hoop geld, doordat ze maar een keer naar alle instanties hoefden voor ons.

Transfer Certificate

Ondertussen is het al januari en zijn Mels en ik in Dubai naar scholen gaan kijken. Hier horen we dat we een Transfer Certificate nodig hebben en dat ook deze naar de Ambassade van de Verenigde Arabische Emiraten moet in Nederland, Den Haag. Top dus, net alle papieren geregeld kunnen we nog een keer op pad. Hadden we dat maar eerder geweten.

Lang verhaal kort, de school in Nederland heeft ongeveer zes keer het Transfer Certificate opnieuw moeten invullen en toen het eindelijk goed was bleek dat het voor Nomi helemaal niet nodig is. Deze informatie hadden wij tot op heden ook nog niet gehad. Enige wat ons verteld werd is je hebt een Transfer Certificate nodig voor je kinderen en daar kun je een format vinden. Succes.

Transfer Certificate Kyan
Zo moet het dus wel. Transfer Certificate op briefpapier van de stichting van de school.

Hoe moet het dan wel? Nou komt het lijstje aan. Het moet op briefpapier van de stichting waar de school onder valt – als dit het geval is – niet op briefpapier van school. Zo’n Transfer Certificate is pas nodig vanaf year 1, oftewel groep 3 in Nederland. Dus niet voor een kleuter in groep 1 of groep 2, oftewel de foundation stage hier in Dubai. Er moet duidelijk op vermeld staan in welke jaargroep ze in Dubai thuis horen, dus niet zomaar groep 6 erop zetten, want dan zou Kyan gelijk in year 6 geplaatst worden. Lees dat is groep 8 in Nederland. Geen goed idee dus. De handtekening en naam van diegene die bij de KVK is ingeschreven om de school te besturen moet erop. In ons geval dus de bestuurder van de stichting en niet de directeur van de school.

Dit Transfer Certificate hebben wij dus later nog een keer naar Liass International gestuurd en zij hebben deze voor ons weer naar de benodigde twee instanties laten gaan. Inclusief alle stempels kwam ook deze binnen na ongeveer een week. Alle rapporten van de kinderen hebben wij uiteindelijk zelf vertaald in het Engels. Of tenminste Mels dan. Deze hoeven niet officieel langs alle instanties. Eindelijk hadden we dus alles geregeld qua papierwerk in Nederland voor de school.

Moet je dus ook maar net allemaal weten vooraf. Had het allemaal een stuk eenvoudiger gemaakt. Dit papier moet je ook nog eens met je leven bewaken, aangezien je de originele versie op school in Dubai moet kunnen tonen. Dat dus. Ik heb alle papieren zo ongeveer met mijn leven bewaakt de gehele verhuis periode. Niet heel relaxt, maar bleek achteraf wel handig. Zodra ik iets moest aanleveren had ik het paraat en heeft hier in Dubai een hoop tijd gescheeld.

Overige zaken

In de tussentijd heb ik al opgevangen dat op school ook de inentingsbewijzen van de kinderen aangeleverd dienen te worden dus die heb ik bij het RIVM ook al aangevraagd. Toen ik eenmaal het goede adres had waar ik dit kon opvragen was het zo geregeld. Al met al heeft dit ongeveer een maand geduurd. Had sneller kunnen zijn, maar helaas staat op de website niet gelijk alle informatie gemeld en blijkt dat informatie over verhuizen naar het buitenland niet bij iedere werknemer bekend is.

De tip om pasfoto’s met witte achtergrond te laten maken in Nederland hebben wij vooraf ook ter harte genomen. Bleek achteraf ook zeker nodig te zijn geweest. Gelukkig hadden wij de pasfoto’s ook digitaal ontvangen. Ook in Dubai wordt alles langzaam steeds meer gedigitaliseerd dus bij enkele instanties konden wij het digitaal aanleveren. Handig!

Mijn Internationale rijbewijs was ook geen overbodige luxe. Kostte een tripje naar de ANWB winkel en ongeveer twintig euro, maar dit maakt dat ik gelijk in onze eigen auto’s kon rijden en niet gebonden was aan de huurauto. Mits je overigens wel de goede autoverzekering afsluit, anders gaat deze vlieger niet op. Heb je dus geen Internationaal rijbewijs en geen autoverzekering die dit toelaat, moet je dus in een huurauto rijden net zolang totdat je een UAE rijbewijs hebt. En mijn ervaring is dit kan wel even duren hier. Ander bijkomend voordeel, of nadeel maar net hoe je het ziet. Overige familie die op bezoek komt in Dubai en die een Internationaal rijbewijs hebben kunnen en mogen dus ook in onze auto’s rijden.

Internationaal Rijbewijs
Mijn internationale rijbewijs. Een enorm handig document tot nu toe.

Dubai papieren

Voordat we naar Dubai verhuisden heeft Mels zijn work visum al gekregen. Deze moet hij bij binnenkomst laten stempelen. Zodra zijn eerste werkdag is begonnen wordt voor hem zijn Residence visum aangevraagd en begint de hele papierwinkel hier in Dubai te lopen. Om dat visum en dus ook je ID kaart van de UAE – Verenigde Arabische Emiraten – te krijgen moet je ook een medische test ondergaan. Laat Mels bloed prikken nou net zo leuk vinden. Zijn stoel mocht dus wat langer in de ligstand blijven. Als dat allemaal is afgerond is zijn visum en Emirates ID precies op tijd klaar om ons huis in te kunnen.

Toen eenmaal Mels zijn visum geregeld was gingen ze aan de slag op zijn werk met de aanvraag voor mij en de kinderen. De huwelijksakte en de geboorte aktes hebben wij in januari al afgegeven op zijn werk. Dit is ondertussen al allemaal vertaald in het Arabisch en werd voor ons geregeld door zijn werk. Hoefden wij zelf niks aan te doen. Heel fijn!

De aanvraag verliep alleen niet helemaal soepel, maar dit hebben jullie al kunnen lezen in de blog Twee maanden Dubai, een terugblik. Uiteindelijk heb ik ook mijn medische test gehad en is nu sinds enkele dagen ook mijn Emirates ID binnen. Mijn visum in het paspoort had ik al ruim twee weken eerder gekregen. De kinderen hoeven niet de medische testen te doen en hun Emirates ID kwam dus tegelijk met die van mij binnen, aangezien dit voor zover ik heb begrepen in een aanvraag samen is gegaan.

Visum paspoort Imke Nomi Kyan UAE
Ons visum in het paspoort. We mogen nog even blijven 🙂

Nu alleen nog mijn rijbewijs. Hiervoor moet Mels een brief schrijven dat hij akkoord is dat ik mag auto rijden hier. Dit heeft Mels zijn werkgever ook voor hem gedaan. Dat is een taak voor deze week om te regelen. Wat een fijn gevoel dat nu – na bijna drie maanden – het regelwerk qua visum en overige papieren eindelijk afgerond kan worden. Mochten we hier langer dan twee jaar blijven moeten we wel voor de ID Renewal, maar dit is alleen de medische test opnieuw. We hoeven dan gelukkig niet weer door de hele papierwinkel heen.

Samenvatting

Al met al bleek het dus veel meer werk te zijn dan wij vooraf hadden verwacht. Had een stukje meer inzicht in het proces ons ook zeker kunnen helpen, maar voor nu zijn we vooral blij dat het allemaal geregeld is. Het heeft op sommige momenten genoeg stress opgeleverd en dan hebben we het nog niet over de extra tijd die het je allemaal kost. Een hele ervaring rijker zijn we en ik zal jullie niet vermoeien met alle informatie. Anders was deze blog nog drie keer langer geworden.

Ik hoop dat ik jullie zo toch een klein inzichtje heb gegeven in hoe alles grotendeels is verlopen met een deel van de papieren. Voor diegene die ons nog komen bezoeken, maak je niet druk als toerist krijg je alleen een stempel in je paspoort op de luchthaven. Scheelt een hoop gedoe zoals je kunt lezen en kost ook niets.

De blog volgende week zal wat gezelliger zijn. Die staat in het teken van hoe het mij vergaat in Dubai. Los van al het regelwerk en hoe het ons de eerste twee maanden is vergaan. Volgende week dus wat vind ik hier nou leuk in Dubai, wat doe ik zoal als Mels aan het werk is en de kids naar school, verveel ik mezelf al, ben ik al aan het solliciteren en meer van dat soort zaken. Dat is voor volgende week, maar eerst komende zondag uiteraard weer een plog, oftewel onze week in foto’s.

Handtekening Imke

2 antwoorden op “Verhuizen naar Dubai, de internationale papierwinkel”

  1. Hi,

    Ik kom net op je blog. We gaan over paar maanden verhuizen naar Dubai ivm werk van mijn partner. Hij moet de 15e daar al zijn. Ik wilde graag weten hoe je residence visum geregeld hebt. Hij moet adres doorgeven voor visum aan zijn werkgever. Maar hoe dan, hij werkt nog hier 🙊. Moet hij de residence visum regelen of zijn werkgever? Od moet hij alleen het adres doorgeven?

    Zou je mij kunnen vertellen hoe dat werkt en wat er nog meer nodig is en wat hij kan verwachten..

    Thanks.

    Gr.

    1. Hi, je werkgever regelt in principe dat allemaal voor je visum. Of tenminste zo ging het bij ons. Toen Mels eenmaal zijn visum had hebben ze onze papieren (van mij en de kinderen) aangevraagd. Welk adres erop stond durf ik dus niet te zeggen.

      Bij ons vroeg de werkgever alle papieren op. Eigenlijk alles die in de blog benoemd zijn en die zijn ingediend. Daarna krijg je je medical test en dan komt je emirates id met een paar dagen. Zonder je emirates id kun je geen huis huren, dewa aanvragen, etc.

      Hopelijk helpt dit een beetje.

      Groetjes, Imke

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *